De relaties van het SPB zijn grotendeels vertegenwoordigers van bedrijven of (semi-)publieke organisaties. Indien deze vertegenwoordigers geïdentificeerd kunnen worden is de AVG van toepassing op de verwerking door het SPB. De door het SPB verwerkte persoonsgegevens zijn beperkt tot het hoogst noodzakelijke, te weten:
- bedrijfsnaam
- naam van de (contact)persoon
- het (bedrijfs)adres
- telefoonnummer(s)
- e-mailadres(sen)
- bij facturering het BTW- en bankrekeningnummer
SPB behandelt iedere verwerking van persoonsgegevens conform de AVG. Dat houdt in dat in voorkomende gevallen aan relaties gevraagd zal worden of zij toestemmen in de verwerking door het SPB voordat gegevens daadwerkelijk verwerkt worden. Op verzoek van betrokkene(n) zullen verwerkte gegevens verwijderd worden. Inzage in de verwerkte gegevens door betrokkenen is bovendien op aanvraag mogelijk. Een verzoek daartoe inclusief legitimatie kan worden gericht aan secretariaat@eicb.nl.
De verwerkte gegevens worden vastgelegd zodat controle op de verwerking mogelijk is. De verwerkte gegevens worden veilig opgeslagen, worden niet overgedragen en zijn niet door derden in te zien of anderszins te gebruiken.
De gegevens worden vastgelegd voor zover het noodzakelijk is voor het adequaat kunnen uitvoeren van de dienstverlening door SPB en/of voor zover relevant is voor de uitvoering van overeenkomsten die met SPB zijn afgesloten, bijvoorbeeld in het geval van subsidieverstrekking. Zodra dit niet meer het geval is worden de gegevens verwijderd. Administratieve verplichtingen, waaronder wettelijke bewaartermijnen, zullen daarbij in acht worden genomen.
SPB verwerkt uitsluitend persoonsgegevens van relaties teneinde de onderstaande doeleinden te bereiken:
- uitvoeren van administratieve verplichtingen in het kader van projecten en diensten
- verschaffen van informatie en voorlichting over onderwerpen die van belang zijn
- onderlinge samenwerking en overleg tussen partners bevorderen
Indien er door derden gegevens worden verwerkt sluit het SPB een verwerkersovereenkomst met deze derden. In deze verwerkersovereenkomst wordt opgenomen dat de AVG wordt nagekomen.